Az üzleti levél alapvetően egy elég röghözkötött formája a levelezésnek. Már ami a tradíciókat illeti. Azonban a modern levelezési szokások nem mindig tűrik meg a hagyományokat.
Mikor írunk üzleti levelet? Nyilván üzleti ügyben, valaminek az értékesítésével kapcsolatban, szerződéskötés, ajánlatkérés vagy ezekhez hasonló célból.
Az üzleti levél megkövetele egyfajta távolságtartást, tiszteletadást a másik féllel szemben, ami valójában egy becsülendő tradíció. A Facebook üzenetek világában a néhány éve még elérhetetlennek tűnő személyek is két kattintásnyi közleségben vannak. Ez alapveően nem is volna gond, viszont a nagy közelség sokkal gyorsabban rombolja le a tiszteletköröket mint kellene.
De ha csak a marketing szempontjait nézzük. Nem lenne célszerűbb olyan kommuniációs formával fordulni akár az üzleti partnereink (B2B) akár a vásárlóink (B2C) irányába ami kissé szokatlan, felkelti a figyelmet?
Üzleti levél papíron
A postaládákat felváltottáka postafiókok. Nem tudom nálad mi a helyzet, de a mi postaládánkban csak szórólapok meg esetleg számlák fordulnak elő mostanság.
A postafiókom viszont tele van mindenféle ajánlattal, hírlevéllel, kérve és kéretlenül.
Vajon hol könnyebb felkelteni a figyelmem?
Nem is elsősorban az értékesítésre gondolok, inkább egy szerződésre, egy komolyabb figyelmet igénylő feladatra, ami az emailek forgatagában nem biztos hogy megfelelő törődést kap.
Üzleti levél emailben
Az email ugyanakkor sokkal gyorsabb, olcsóbb, és ha kellően odafigyelünk rá, felkelti a figyelmet. Ehhez azonban tényleg energiát kell belefektetnünk, ami nem azt jelenti hogy minden levél amit megírunk órák munkája alatt jön majd létre. Meg kell tanulni az üzleti emailezés alapjait és gyakorlatát (angol, német és sok egyéb nyelven is ha az üzleti körünk ezt igényli).
Az emailezés ugyanakkor kicsit lazább hangvételt követel meg. Mégiscsak gyorsabb.
Az üzleti emailek kapcsán talán azt a tanácsot érdemes megfontolni, hogy tartsd tiszteletben a másik fél idejét. A megnövekedett levélforgalom miatt a legtöbb cégvezető, vagy vezető beosztásban lévő személy csak bizonyos időközönként foglalkozik a leveleivel.
Ha nem kapsz választ azonnal, maradj türelemes, még akkor is ha 1-2 napot késik a válasz. Ha azonban többet késik nyugodtan emlékezesd a másik felet hogy várakozol.
Melyik a hatékonyabb?
A fenti szempontok alapján eleve a levél célja szerint osztályozhatjuk a hatékonyságot. Egyeztetési, érdeklődési szakaszban az email sokkal hatékonyabb eszköz.
Azonban ha valami komoly döntést igényel, több átolvasást, több figyelmet, megfontolandó a papír alapú levél.
